11 tankar om bättre möten
Det finns mängder av tips om effektiva jobbmöten. Men hur är det med mötet i föreningen eller studiecirkeln? Där är effektiviteten kanske inte det viktigaste,utan att deltagarna känner sig välkomna och gärna återkommer nästa gång. Vi har frågat cirkelledare och föreningsaktiva om vad som gör ett bra möte. (Ur Cirkeln nr 2 2019)
Ofta kan små detaljer göra stor skillnad. Det gäller bara att tänka till, och inse att i en förening eller studiecirkel har alla ansvar för att mötet blir givande. Säkert kan en del av dessa tankar och tips även användas för bättre möten på jobbet.
Välkommen!
Första intrycket betyder mycket! En som insett det är artisten Jill Johnsson som har för vana att ta i hand och hälsa på sina konsertbesökare. Det sägs att hon skakat hand med 100 000 personer. Varför inte följa hennes exempel och stå i dörren och hälsa välkommen till besökarna. Om ni inte redan känner varandra är den klassiska presentationsrundan en bra mötesinledning. Det finns massor av varianter, googla och bestäm vilken som passar er.
Rummets roll
Det spelar väl ingen roll hur lokalen ser ut? Jo, visst gör det! Möbler, inredning, färgsättning, belysning och rummets storlek – allt detta påverkar trivseln. I en trång lokal tar luften slut, i en alltför stor känns det tomt och ensligt. Att påverka möteslokalen går inte alltid, och ingen kräver att ni ska möblera om. Men att det ser prydligt ut och står en blomma på bordet, det går att fixa. Och kan ha större betydelse för trivseln än du anar.
Sitt fint!
Det är ingen tillfällighet att studiecirkeln heter just cirkel. Vid ett fyrkantigt bord blir den som sitter vid kortsidan automatiskt ledare. Vid ett runt bord är alla mer jämlika. I så kallad biosittning får många plats, men samtalen blir färre. En eller flera ”öar” med bord är alltså att föredra. Då ser ni också varandra. Ögon, minspel och gester gör mötet mer mänskligt.
Något att stoppa i munnen
”Fika” brukar vara ett av de första ord nyanlända till Sverige lär sig. Fikapausen innebär inte bara ett energitillskott, utan har visat sig vara en dörröppnare för en avslappnad atmosfär och mer informella samtal. En skål med godis eller ett fat med frukt (klart nyttigare) är uppskattade inslag i möteslokalen. Även äckligt godis brukar ta slut!
Respektera tiden
Att hålla tiden handlar om respekt för mötesdeltagarna. Det kanske kan verka fyrkantigt, men tänk på att folk kan ha annat för sig. Det är bra att redan från start bestämma hur länge ni kan hålla på. Om mer måste sägas eller kontakter knytas, avsluta mötet och låt alla som vill hänga kvar. Då kan de som måste lämna göra det, utan att känna sig som smitare.
Låt många komma till tals
Vilka pratar på mötet? Ofta pratar några få väldigt mycket och många inte alls. Till viss del speglar det våra olika personligheter, många drar sig att prata i en större grupp. Men detta går att påverka. Även 6–7 deltagare kan delas upp i mindre grupper eller par, kanske för att prata om en specifik fråga som ni sedan diskuterar i helgrupp. Då kommer garanterat fler att delta, och känna att de bidragit.
Innanför eller utanför?
Alla har ansvar för att alla känner sig inkluderade. Ett klassiskt misstag i många föreningar är att använda begrepp eller förkortningar som är helt obegripliga för den som inte varit med förut. Den modige nykomlingen protesterar och utbrister ”vad betyder det där?” De flesta känner sig bara dumma och tänker ”det där borde jag väl veta”. Förklara alltså hellre än gång för mycket än för lite – även sådant som är självklart för dig själv.
De viktiga mellanrummen
Ett misstag är att arrangörerna proppar in alltför mycket på alldeles för kort tid. Ett av de vanligaste klagomålen på möten och konferenser är att de innehåller för mycket. Det finns varken tid för reflektioner eller samtal. Då har ju lite av själva idén med mötet gått förlorad. Ineffektivt, kanske någon tänker. Men man ska inte underskatta betydelsen av de idéer som föds och kontakter som knyts under pausen.
Höj pulsen på mötet
Forskningen visar att vi blir mer kreativa när vi rör på oss. Metoden walk and talk – parsamtal kring ett givet ämne under en promenad – används ibland som ett sätt att få till mer givande samtal. Studiefrämjandet är föregångare när det gäller folkbildning utomhus. I Studiefrämjandets cirklar kombinerar tre av fyra deltagare lärande med fysisk aktivitet. Alla möten behöver alltså inte ske vid stol och bord.
Tillgängligt för fler
Vilka ska delta på mötet? Vi har alla våra funktionsvariationer, och det gäller att ge plats för så många variationer som möjligt. Tänk till i förväg och gör så gott ni kan, till exempel när det gäller hörselhjälpmedel, ljus, ramper och allergier. Det gäller även olika önskemål om kost. Att fråga i förväg, när det är möjligt, är en god idé.
Du och din mobil
Mobilförbud eller inte i klassrummen? Åsikterna är delade och frågan diskuteras ända upp på partiledarnivå. Hur vill ni ha det på ert möte? Helt klart är att du som hela tiden fipplar med telefonen under ett möte signalerar frånvaro. Bli inte förvånad över suckar och menande blickar från de andra. Att från start bestämma hur ni ska ha det på mötet kan vara en god idé.